MANAJEMEN PERSEDIAAN Persediaan/ Inventori (Inventory) adalah persediaan atau stok berbagai item atau sumber-sumber yang digunakan dalam organisasi. Sistim Inventori adalah seperangkat kebijakan dan pengendalian yang memantau tingkat persediaan dan menentukan berapa tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus ditambah, dan seberapa besar pesanan harus dibuat.
Persediaan didefinisikan sebagai barang, bahan-bahan, atau asset yang dimiliki oleh perusahaan untuk digunakan di masa yang akan datang. Kebijakan di bidang persediaan dapat dipandang sebagai masalah taktis (tactical problem), sehingga perencanaan kebutuhan persediaan direncanakan dalam kontek jangka waktu menengah selaras dengan keseluruhan rencana produksi, strategi pemasaran dan distribusi.
Secara konvensional, inventori perusahaan manufaktur menunjuk pada item-item yang menjadi bagian dari produk akhir perusahaan. Persediaan dalam manufaktur diklasifikasikan menjadi persediaan bahan baku (raw materials), produk jadi (finished products), komponen (component parts), bahan penolong (supplies) dan barang dalam proses ( work in process). Pada perusahaan jasa, inventori menunjuk pada barang-barang tangible yang dijual dan bahan penolong yang diperlukan untuk menyajikan jasa. Dalam kebanyakan text book, pembahasan inventori senantiasa difokuskan pada persediaan bahan baku di perusahaan manufaktur.
Jenis Persediaan/ Inventori
Ada beberapa jenis persediaan antara lain: · Persediaan bahan mentah dan bagian-bagiannya. · Persediaan komponen · Persediaan barang dalam proses · Persediaan barang jadi · Persediaan supplies
Tujuan Persediaan/ Inventori
Semua perusahaan termasuk juga yang operasinya menganut konsep JIT menjaga ketersediaan inventori dengan alasan sebagai berikut:
- Menjaga independensi operasi. Dengan adanya ketersediaan bahan baku pada pusat kerja memungkinkan fleksibilitas operasi dari pusat tersebut, sehingga mengurangi biaya set-up setiap dilakukan set-up produksi yang baru.
- Untuk menjaga variasi/fluktuasi permintaan produk. Oleh karena, dalam banyak hal, permintaan tidak dapat diperkiraan dengan sangat tepat, maka untuk dapat mengantisipasinya diperlukan adanya persediaan pengamanan (safety/buffer stock).
- Memungkinkan fleksibilitas dalam pembuatan skedul produksi. Dengan adanya persediaan perusahaan dapat menentukan jadual produksi sesuai permintaan sekalipun lead time bahan lama.
- Memberikan kemanan terhadap variasi waktu pengantaran bahan. Waktu datangnya pesanan bisa saja tertunda yang penyebabnya banyak misalnya adanya kecelakaan, kemacetan lalu lintas, pemogokan atau bencana alam dll. Dengan adanya persediaan perusahaan dapat meminimalisasi pengaruh keterlambatan tersebut terhadap kelancaran operasi.
- Mendapatkan keuntungan ekonomis dari jumlah pembelian yang lebih besar. Misalnya adnya diskon/potongan harga untuk pembelian dengan jumlah besar tertentu.
Alasan Perlunya Penyelenggaraan Persediaan/ Inventori
Setidaknya ada empat alasan mengapa perusahaan memerlukan persediaan, yakni: · Kesulitan memprediksi tingkat penjualan dan waktu produksi secara akurat (fluctuation inventory). · Beberapa item barang memiliki permintaan yang bersifat seasonal (anticipation inventory) · Mendapatkan manfaat dari economic of scale dalam produksi dan pembelian (lot size inventory). · Jarak dan waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang sehubungan dengan proses transit dalam sistem logistik. untuk sejumlah besar persediaan (pipe-line inventory). · Keterlambatan kedatangan bahan baku yang dipesan dapat mengakibatkan terhentinya pelaksanaan produksi. Perusahaan dapat saja menyelenggarakan persediaan dalam jumlah yang besar, namun demikian persediaan yang besar tidak selalu menguntungkan perusahaan. Beberapa kerugian sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan dalam jumlah besar antara lain: · Biaya penyimpanan yang menjadi tanggungan perusahaan akan besar. · Perusahaan harus mempersiapkan dana yang cukup besar untuk mengadakan pembelian bahan. · Tingginya biaya simpan dan investasi dalam persediaan akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk pembiayaan dan investasi di bidang lain. · Perusahaan menanggung kemungkinan yang cukup besar risiko kerusakan persediaan akibat perubahan kimiawi atau sebab lain. · Bila terjadi penurunan harga bahan baku, maka perusahaan akan menderita kerugian yang cukup besar pula. Di sisi lain, bila perusahaan menyelenggarakan persediaan dalam jumlah yang relatif terlalu kecil, maka beberapa kelemahan dari kebijakan tersebut antara lain: · Adanya kemungkinan kehabisan bahan karena persediaan habis sebelum waktunya. · Akibat sering kehabisan bahan, maka proses produksi menjadi tidak lancar. · Persediaan yang terlalu kecil akan meningkatkan frekuensi pembelian, sehingga biaya pesannya pun akan meningkat selaras dengan peningkatan frekuensi pembelian. Untuk menghindari penyelenggaraan persediaan yang terlalu besar maupun yang terlalu kecil, berikut ini beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam menyelenggarakan persediaan: · Berapa besarnya jumlah unit persediaan bahan yang diselenggarakan perusahaan. · Kapan dan berapa jumlah unit bahan akan dibeli oleh perusahaan. · Kapan perusahaan yang bersangkutan akan mengadakan pembelian kembali.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Persediaan
Terdapat beberapa macam faktor yang mempengaruhi persediaan bahan baku. Adapun beberapa faktor tersebut adalah sebagai berikut:
- Perkiraan pemakaian bahan baku.
- Harga bahan baku
- Biaya persediaan
- Kebijakan pembelanjaan
- Pemakaian bahan
- Waktu tunggu
- Model pembelian bahan
- Persediaan pengaman
- Pembelian kembali
Karakteristik Persediaan/ Inventori :Independent Demand dan Dependent Demand
Dalam mengelola inventori, perlu dipahami tentang perbedaan antara permintaan independen dan dependen. Secara singkat, perbedaan antara permintaan independen dan dependen yaitu kalau permintaan independen merupakan permintaan yang hanya terkait dengan barang itu sendiri, atau suatu permintaan terhadap berbagai item barang yang tidak ada kaitannya antara satu dengan yang lain. Misalnya, suatu departemen atau divisi menghasilkan berbagai barang/komponen yang tidak saling terkait yang semata-mata untuk memenuhi permintaan eksternal. Misalnya permintaan roti, sepeda, mobil, obat-obatan. Sedangkan permintaan dependen adalah permintaan terhadap suatu barang/komponen sehubungan dengan adanya kebutuhan akan barang/komponen lain yang tersusun dari berbagai komponen. Misalnya permintaan akan ban sepeda divisi ban sepeda muncul karena adanya permintaan akan sepeda pada bagian assembling sepeda. Permintaan ban sepeda pada divisi ban merupakan permintaan dependen dari divisi lain dalam satu organisasi.
FUNGSI PERSEDIAAN
Persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada enam penggunaan persediaan, yaitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang timbul dari konsumen. 2. Untuk menyesuaikan produksi dengan distribusi. Misalnya, bila permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari.Demikian pula, bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku
ekstra mungkin diperlukan untuk “menyesuaikan” proses produksinya. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. “Stok pengaman” misalnya, barang di tangan ekstra, dapat mengurangi risiko kehabisan stok. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “barang-dalam-proses” dalam persediaannya. Hal ini karena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan.
JENIS-JENIS PERSEDIAAN
a. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory).
b. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).